Quel niveau Excel faut-il pour suivre une formation tableaux de bord ?

Vous utilisez Excel dans votre travail et souhaitez apprendre à construire des tableaux de bord. Mais en consultant les programmes de formation, vous découvrez des notions que vous ne maîtrisez pas encore : tableaux croisés dynamiques, fonctions conditionnelles, segments, graphiques interactifs. Faut-il déjà savoir utiliser toutes ces fonctionnalités avant de s'inscrire ?

Non, il n'est pas nécessaire de maîtriser les fonctions avancées d'Excel pour commencer une formation tableaux de bord. En revanche, il est important de posséder des bases suffisamment solides pour suivre les exercices et comprendre les manipulations.

La difficulté est que les formations tableaux de bord ne s'adressent pas toutes au même public.

Certaines vous apprennent à construire vos premiers indicateurs à partir de fichiers simples. D'autres abordent l'analyse de données, les tableaux croisés dynamiques et la conception de reportings plus élaborés.

Une formation peut donc être accessible à un utilisateur régulier d'Excel, tandis qu'une autre demandera une expérience préalable des outils d'analyse.

Pour choisir correctement, il faut distinguer ce que vous devez savoir faire avant la formation de ce que vous allez précisément y apprendre.

Que faut-il savoir faire pour construire un tableau de bord Excel ?

Un tableau de bord sert à présenter des informations essentielles pour comprendre une situation, suivre des résultats ou identifier des écarts.

Prenons l'exemple d'un service qui suit les demandes reçues et traitées chaque mois.

Le responsable souhaite connaître le volume de demandes, la proportion de dossiers terminés et le respect des délais.

Son fichier Excel contient les informations suivantes :

• Un identifiant de dossier
• Une date de réception
• Un service responsable
• Un statut de traitement
• Une date de clôture
• Une date limite de traitement

À partir de ces données, il souhaite construire une synthèse mensuelle.

Pour une période donnée, imaginons que le service ait reçu 200 demandes. Parmi ces demandes, 160 ont été traitées et 144 l'ont été dans les délais.

Il peut ainsi calculer deux indicateurs :

• Taux de traitement : 160 / 200 × 100 = 80 %

• Taux de respect des délais parmi les dossiers traités : 144 / 160 × 100 = 90 %

Le tableau de bord pourra présenter ces résultats, leur évolution au fil des mois et leur comparaison avec les objectifs du service.

Mais avant de construire les graphiques, il faut savoir organiser les données et comprendre les calculs.

C'est cette préparation qui détermine une grande partie de la fiabilité du tableau de bord.

Trois compétences constituent un bon point de départ

1. Savoir travailler dans un tableau de données

Vous devez pouvoir ajouter des lignes, utiliser les filtres, reconnaître les différents types de données et organiser les colonnes.

Par exemple, les dates doivent être enregistrées comme des dates Excel et non comme de simples textes si vous souhaitez effectuer correctement des calculs ou des regroupements temporels.

2. Comprendre les formules simples

Vous devez être capable de réaliser des additions, des divisions et des pourcentages, et de comprendre comment une formule utilise les valeurs d'autres cellules.

La création de tableaux de bord nécessite également de maîtriser des fonctions plus élaborées, notamment les fonctions conditionnelles comme SI, NB.SI.ENS ou SOMME.SI.ENS, ainsi que les fonctions de recherche comme RECHERCHEX.

Il n'est toutefois pas indispensable de connaître ces fonctions avant la formation, dès lors que leur apprentissage est prévu dans le programme.

L'essentiel est de comprendre le fonctionnement des formules Excel et de posséder les bases nécessaires pour apprendre à construire des calculs plus complexes.

3. Savoir manipuler et vérifier les informations

Un tableau de bord n'est pas uniquement une présentation graphique.

Si un dossier apparaît deux fois dans les données, ou si un statut est renseigné différemment selon les utilisateurs, certains indicateurs peuvent être faussés.

Vous devez donc comprendre l'intérêt des filtres, des contrôles et de la cohérence des données.

Si ces trois compétences vous sont familières, vous disposez déjà d'une base intéressante pour envisager une formation tableaux de bord Excel.

Quelle formation choisir pour consolider ces bases ?

Pour suivre une formation consacrée à la création de tableaux de bord Excel dans de bonnes conditions, un niveau intermédiaire est nécessaire. Vous devez notamment être à l'aise avec les tableaux de données, les filtres, les formules courantes et les références de cellules.

Si vous découvrez encore Excel ou rencontrez des difficultés avec les manipulations élémentaires, commencez par une formation Excel Débutant. Cette première étape vous permettra d'acquérir les fondamentaux, mais elle ne sera pas suffisante à elle seule pour aborder les tableaux de bord.

Vous pourrez ensuite poursuivre avec une formation Excel Intermédiaire, afin de développer votre autonomie et de consolider les compétences nécessaires.

En revanche, si vous possédez déjà un niveau intermédiaire, vous pouvez envisager directement une formation Tableaux de bord, sans devoir suivre au préalable une formation Excel Perfectionnement.

Les fonctions avancées, les tableaux croisés dynamiques et les outils de reporting pourront alors être appris pendant la formation, selon le programme choisi.

Comment savoir si votre niveau Excel est suffisant ?

Vous n'avez pas nécessairement besoin d'une certification pour identifier votre niveau de départ.

Un exercice simple, réalisé sur un fichier professionnel que vous connaissez, permet déjà de repérer vos points forts et vos difficultés.

Ouvrez par exemple un tableau de ventes, de dépenses, de dossiers ou de suivi d'activité.

Essayez de réaliser les opérations suivantes sans suivre un tutoriel.

Ce tableau n'est pas un test de certification. Il constitue un repère pratique pour réfléchir à votre niveau.

• Si vous réalisez facilement ces opérations, vous pouvez examiner les programmes de formation tableaux de bord.

• Si plusieurs manipulations vous posent problème, il sera probablement plus confortable de consolider vos compétences avant de vous inscrire.

Cela ne signifie pas que vous devez maîtriser parfaitement Excel.

L'objectif est d'arriver en formation avec suffisamment d'autonomie pour consacrer votre attention aux nouvelles fonctionnalités plutôt qu'aux manipulations élémentaires.

Faut-il déjà maîtriser les tableaux croisés dynamiques ?

C'est souvent la question qui inquiète les futurs stagiaires.

Les tableaux croisés dynamiques, également appelés TCD, occupent une place importante dans la création de tableaux de bord Excel.

Ils permettent de regrouper et de synthétiser des informations sans écrire une formule pour chaque résultat.

Reprenons notre fichier de suivi d'activité.

Vous souhaitez connaître le nombre de demandes traitées par service et par mois.

• Sans tableau croisé dynamique, vous pouvez effectuer ces calculs avec des fonctions comme NB.SI.ENS.

• Avec un TCD, vous pouvez regrouper les données par service et par période, puis actualiser l'analyse lorsque le fichier évolue.

Ces deux approches sont utiles. Le choix dépend notamment de la structure du fichier et des analyses recherchées.

Une compétence importante, mais pas toujours un prérequis

Certaines formations tableaux de bord intègrent directement l'apprentissage des TCD dans leur programme.

C'est notamment le cas des formations Excel Métiers que nous proposons.

Leur objectif est de vous apprendre progressivement à structurer des données, calculer des indicateurs, exploiter les tableaux croisés dynamiques et construire un reporting.

Vous n'avez donc pas nécessairement besoin de savoir créer un TCD avant de commencer.

En revanche, pour une formation consacrée aux fonctionnalités avancées des TCD ou au modèle de données, cette connaissance préalable devient importante.

Quelle formation choisir ?

Si votre objectif est précisément d'apprendre à créer et exploiter des tableaux croisés dynamiques, sans suivre une formation complète sur les tableaux de bord, vous pouvez choisir la formation Excel : Spécialisez-vous dans les tableaux croisés dynamiques).

Cette formation aborde la préparation des données par l'étude des fonctions avancées, la création et l'actualisation des TCD ainsi que les graphiques croisés dynamiques.

Elle demande toutefois un niveau Excel intermédiaire ou équivalent.

Si vous maîtrisez déjà les TCD classiques et souhaitez analyser plusieurs tables reliées entre elles, la formation Excel : Tableaux croisés dynamiques et modèle de données (Niveau 3) correspond davantage à votre niveau.

Il n'est donc pas nécessaire de suivre toutes les formations TCD avant de commencer un tableau de bord. Il faut choisir selon les fonctionnalités déjà maîtrisées et celles que vous souhaitez apprendre.

Quel niveau faut-il pour une formation Excel Reporting et Tableaux de bord ?

Vous utilisez Excel régulièrement et savez déjà travailler avec des fichiers de données.

Vous devez maintenant produire des reportings plus complets : regrouper plusieurs informations, calculer des indicateurs, comparer les résultats et préparer une présentation claire pour vos responsables.

Dans ce cas, une formation généraliste sur les bases d'Excel risque de ne pas répondre directement à votre besoin.

Vous pouvez envisager une formation spécialisée dans le reporting.

Ce que vous apprendrez

La formation Excel : Reporting et Tableaux de bord proposée par asbéo aborde notamment :

• La sélection et la structuration des données
• L'utilisation des fonctions conditionnelles et de recherche
• La création de tableaux croisés dynamiques
• Les analyses interactives avec les segments
• La création de graphiques et la conception de tableaux de bord

Elle permet donc d'acquérir des fonctionnalités avancées pendant la formation.

Les prérequis à vérifier

Pour cette formation, les prérequis publiés par asbéo prévoient notamment la maîtrise des fonctionnalités de base d'Excel, le suivi préalable d'une formation Excel Intermédiaire ou un niveau opérationnel au TOSA.

Le programme est donc destiné à des personnes qui possèdent déjà une certaine autonomie avec Excel.

Cela ne signifie pas que vous devez connaître toutes les fonctions présentées dans les modules.

Au contraire, la formation doit vous permettre de les apprendre et de les mettre en pratique.

Cette formation est particulièrement adaptée si vous souhaitez dépasser les tableaux de suivi classiques pour concevoir des reportings plus structurés.

Et si vous souhaitez créer un tableau de bord adapté à votre métier ?

Une autre possibilité consiste à choisir une formation tableaux de bord construite autour de votre activité professionnelle.

Vous savez peut-être déjà quels résultats vous devez suivre.
En revanche, vous ne maîtrisez pas encore les fonctions Excel nécessaires pour les calculer, les analyser et les présenter.

Dans ce cas, une formation métier peut être plus pertinente qu'une formation généraliste.

L'intérêt est de travailler sur des situations professionnelles que vous connaissez, tout en apprenant les fonctionnalités du logiciel.

Vous travaillez dans les ressources humaines

Vous souhaitez analyser les effectifs, les absences, les formations ou les indicateurs de performance RH.

La formation Excel KPI et Tableaux de Bord RH vous permet de travailler sur ces indicateurs, leur calcul et leur restitution.

Elle demande de maîtriser les bases d'Excel, notamment les formules simples, les tris et les filtres, ainsi qu'une première expérience dans le domaine RH ou le reporting.

Vous travaillez dans un service commercial

Vous souhaitez suivre le chiffre d'affaires, les ventes, les marges ou les taux de transformation.

La formation Excel : KPI et Tableaux de Bord Commerciaux associe les fonctions Excel à des situations de pilotage commercial.

Elle est accessible aux personnes maîtrisant les bases du logiciel, sans exiger une connaissance préalable des fonctions avancées enseignées pendant le parcours.

Vous suivez des projets

Vous devez présenter l'avancement des projets, les livrables, les échéances ou les indicateurs de performance.

La formation Excel pour la Gestion de projets : Tableaux de Bord et KPI permet d'apprendre à produire des reportings adaptés à ces activités.

Les prérequis reposent notamment sur la maîtrise des fonctionnalités de base d'Excel ou sur un niveau équivalent.

Vous pilotez une activité opérationnelle

Vous souhaitez mesurer les volumes traités, les délais, la qualité ou les résultats d'une activité quotidienne.

La formation Excel KPI et Tableaux de Bord Opérationnels permet de travailler sur ces problématiques.

Elle s'adresse aux utilisateurs maîtrisant les bases d'Excel et connaissant l'activité professionnelle qu'ils souhaitent suivre.

Pourquoi ces formations peuvent-elles être plus accessibles ?

Parce qu'elles intègrent l'apprentissage des fonctionnalités Excel dans une progression construite autour d'un besoin professionnel.

Vous apprenez à créer un tableau croisé dynamique pour analyser les résultats, à utiliser une fonction conditionnelle pour calculer un indicateur ou à construire un graphique pour présenter une évolution.

Cela ne supprime pas les prérequis techniques.

Mais vous n'avez pas besoin de maîtriser l'ensemble de ces fonctionnalités avant de commencer.

Le niveau attendu doit être vérifié dans le programme de chaque formation, et non déduit du seul mot « perfectionnement » affiché dans son intitulé.

Vous pouvez retrouver ces parcours dans le catalogue des formations Excel Métiers asbéo.

Faut-il apprendre toutes les fonctions avancées d'Excel avant de créer un tableau de bord ?

Non. C'est même une erreur fréquente dans le choix d'un parcours de formation.

Certains utilisateurs pensent devoir terminer une formation Excel Perfectionnement, maîtriser toutes les fonctions de recherche, apprendre Power Query et découvrir Power Pivot avant de pouvoir créer leur premier tableau de bord.

Or, ces compétences ne sont pas toutes nécessaires pour répondre à un besoin simple.

Un tableau de bord construit à partir d'un fichier de données bien structuré peut déjà être très utile avec quelques fonctions, des TCD, des segments et des graphiques.

Les fonctionnalités plus avancées deviennent pertinentes lorsque vos besoins évoluent.

Par exemple :

• Vous devez réunir régulièrement plusieurs exports : Power Query peut faciliter la préparation et l'actualisation de vos données.
• Vous souhaitez analyser plusieurs tables reliées : le modèle de données d'Excel peut vous éviter de multiplier les rapprochements manuels.
• Vous devez construire des indicateurs plus complexes : certaines fonctions avancées ou mesures peuvent devenir nécessaires.

Ces outils existent dans Excel et peuvent enrichir progressivement vos tableaux de bord.

Mais vous n'avez pas besoin de tout apprendre pour commencer à produire une analyse utile.

Votre parcours doit dépendre des difficultés que vous rencontrez réellement, et non d'une liste de fonctionnalités à maîtriser absolument.

Comment choisir votre formation sans vous tromper de niveau ?

Avant de vous inscrire, prenez quelques minutes pour examiner les tâches que vous réalisez aujourd'hui.

Vous découvrez encore Excel

Vous avez besoin d'apprendre à utiliser les feuilles de calcul, organiser vos données, réaliser des formules et maîtriser les principales fonctionnalités du logiciel.

Avant de suivre une formation Tableaux de bord, vous devez acquérir un niveau Excel intermédiaire.

La formation Excel : Débutant à Intermédiaire vous permet de suivre ce parcours progressivement, depuis les fondamentaux jusqu'aux fonctions conditionnelles, aux filtres et à l'analyse des données.

Une fois ces compétences acquises, vous pourrez envisager une formation spécialisée dans la création de tableaux de bord, sans avoir nécessairement suivi une formation Perfectionnement.

Vous utilisez Excel, mais certaines manipulations restent difficiles

Vous savez saisir des données et faire des calculs simples, mais vous n'êtes pas encore autonome avec les fonctions conditionnelles, les références ou les filtres.

La formation Excel Intermédiaire vous permettra de consolider ces compétences.

Vous êtes autonome avec Excel et souhaitez construire des reportings

Vous savez travailler avec des fichiers de données et réaliser des calculs courants.

Vous pouvez envisager une formation Excel Reporting et Tableaux de bord, sous réserve de vérifier ses prérequis avec l'organisme.

Vous connaissez votre activité et souhaitez construire des KPI métier

Vous utilisez Excel régulièrement et devez produire des indicateurs pour votre fonction RH, commerciale, opérationnelle ou projet.

Une formation Excel Métiers peut vous permettre d'apprendre directement les fonctionnalités utiles à votre contexte professionnel.

Vous maîtrisez déjà les tableaux de bord classiques

Votre difficulté porte maintenant sur la consolidation de plusieurs sources, l'automatisation ou les analyses avancées.

Vous pouvez vous orienter vers une formation ciblée sur Power Query, le modèle de données ou les fonctionnalités avancées des tableaux croisés dynamiques.

Dans tous les cas, un test de positionnement ou un échange sur vos usages d'Excel permet de confirmer le niveau le plus adapté.

Le bon niveau est celui qui vous permet d'apprendre, pas celui que vous souhaitez afficher

Il n'est pas nécessaire d'être expert sur Excel pour apprendre à construire un tableau de bord.

Il faut toutefois posséder les connaissances de base correspondant au programme choisi.

Si vous débutez, commencez par acquérir de l'autonomie dans les tableaux et les calculs. Si vous utilisez déjà Excel régulièrement, une formation spécialisée peut vous permettre d'aller directement vers l'analyse des données et le reporting.

Et si vous souhaitez construire des indicateurs liés à votre activité, une formation métier vous permettra de travailler sur des exemples proches de vos responsabilités.

Le bon parcours n'est pas nécessairement celui qui comporte le plus de fonctionnalités. C'est celui qui part de vos compétences actuelles pour vous apprendre à produire le tableau de bord dont vous avez réellement besoin.

Chez asbéo, nous proposons des formations Excel par niveau, des modules courts consacrés à des fonctionnalités précises et des parcours spécialisés dans les tableaux de bord métier.

Découvrez toutes nos formations Excel ou contactez asbéo pour identifier le programme correspondant à votre niveau et à vos objectifs professionnels.