Formation Excel KPI et Tableaux de Bord Opérationnels : Suivez vos activités au quotidien

Un test de positionnement : il permet d'évaluer vos compétences en début de formation.

Comprendre le rôle des KPI dans la performance opérationnelle

• Définir ce qu’est un tableau de bord opérationnel et son utilité dans la gestion quotidienne.
• Identifier les KPI clés selon les contextes :
  • Production (taux de rendement, taux de panne, productivité horaire),
  • Commercial (ventes réalisées, taux de conversion, panier moyen),
  • Qualité (taux de conformité, taux de réclamation, respect des délais),
  • Logistique (rotations, livraisons à temps, coût unitaire, stock moyen).
• Distinguer les indicateurs de résultat (performance) et de pilotage (anticipation).
• Choisir des KPI mesurables au quotidien.
• Comprendre les notions de fréquence de mise à jour et de réactivité dans un tableau de bord opérationnel.

Structurer les données opérationnelles dans Excel

• Créer et organiser des feuilles de données : ventes, production, livraisons, incidents, satisfaction client.
• Uniformiser les formats de cellules (dates, taux, montants, unités).
• Créer des listes déroulantes pour fiabiliser la saisie : produit, zone, équipe, type d’incident.
• Nettoyer et normaliser les données pour éviter les erreurs d’interprétation.
• Utiliser la validation de données et les mises en forme automatiques pour faciliter la saisie terrain.

Calculer les premiers indicateurs opérationnels

• Utiliser les fonctions SOMME, MOYENNE, NB, NB.SI, MAX, MIN pour construire des KPI de base.
• Mettre en place les ratios essentiels : taux de rendement, taux de conformité, productivité par agent, taux de réalisation.
• Créer des zones de synthèse automatique (tableaux de suivi quotidien/semaine/mois).

Explorer les données pour comprendre les performances

• Créer un Tableau Croisé Dynamique (TCD) pour analyser les données selon plusieurs axes : produit, équipe, période, zone.
• Suivre les tendances quotidiennes et hebdomadaires : volumes, délais, incidents, satisfaction.
• Identifier les points forts et les goulots d’étranglement grâce aux regroupements automatiques.

Visualiser l’activité avec les graphiques croisés

• Créer des graphiques croisés dynamiques adaptés aux données opérationnelles : histogrammes, courbes, jauges, barres empilées.
• Comparer plusieurs indicateurs dans un même graphique (ex. volume livré vs objectif).
• Personnaliser les rapports selon les destinataires : direction, chefs d’équipe, production, logistique.

Analyser plus finement

• Utiliser les segments et chronologies pour filtrer les données (période, site, produit, statut).
• Créer des champs calculés pour automatiser les ratios : productivité, efficacité, respect des délais.
• Identifier les écarts et tendances avec le formatage conditionnel (feux tricolores, barres de progression, alertes visuelles).

Concevoir un tableau de bord utile au pilotage quotidien

• Définir la structure logique : production, ventes, qualité, logistique.
• Organiser les KPI par familles et priorités : indicateurs de volume, de qualité, de performance, de délai.
• Créer des liens dynamiques avec les sources de données mises à jour.
• Ajouter des sections de synthèse et des zones d’alerte.

Automatiser les calculs et fiabiliser les résultats

• Utiliser les fonctions SI, SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS, ET, OU pour construire des indicateurs complexes.
• Créer des alertes automatiques (par ex. “livraison en retard”, “objectif non atteint”).
• Structurer les données textuelles avec CONCATENER, TEXTE, GAUCHE, DROITE pour présenter des libellés lisibles.
• Identifier et corriger les erreurs fréquentes (#DIV/0!, #N/A, #VALEUR!).

Interactivité et ergonomie

• Intégrer des segments pour naviguer facilement entre les départements, les périodes, les produits.
• Mettre en place des menus déroulants pour filtrer les données selon les besoins des utilisateurs.
• Concevoir un design lisible et hiérarchisé (zones de focus, couleurs par thématique).

Créer des visuels qui parlent aux opérationnels

• Choisir les graphiques adaptés :
  • Courbes pour les tendances,
  • Barres empilées pour la répartition des volumes,
  • Camemberts pour la part des catégories,
  • Graphiques combinés pour comparer objectifs et réalisations.
• Créer un tableau de bord visuel orienté “action immédiate”.
• Appliquer des codes couleur cohérents pour faciliter la lecture rapide (objectif atteint, en alerte, en retard).

Reporting et communication

• Créer des rapports synthétiques prêts à l’envoi (PDF).
• Ajouter des zones de commentaires pour interpréter les chiffres.
• Créer un rapport de performance quotidien ou hebdomadaire automatiquement actualisé.
• Adapter le reporting selon le public : direction, production, commerce, logistique.

Sécuriser et partager

• Protéger les feuilles de calcul contenant des données sensibles.
• Créer des versions “lecture seule” pour diffusion interne.
• Utiliser les options d’exportation (PDF, image, Excel) pour diffuser les résultats.

Passage d'un test en ligne : il permet d'évaluer vos compétences en fin de formation.
Niveau visé par la formation : Niveau avancé