Formation Excel pour les commerciaux : passer du suivi des ventes au tableau de bord

Le fichier est à jour. Les ventes sont renseignées, les montants totalisés et les commerciaux identifiés. Pourtant, à la première question en réunion, il faut reprendre les calculs.

Quels produits expliquent la progression du mois ? Qui atteint son objectif ? Le chiffre d’affaires augmente-t-il grâce à davantage de ventes ou à quelques commandes importantes ? Les opportunités en cours compensent-elles vraiment le retard constaté ?

Un tableau de suivi contient les informations nécessaires à une partie de ces réponses. Encore faut-il savoir les organiser et les analyser. C’est le passage du suivi commercial au tableau de bord qui justifie une formation métier sur Excel.

Quand une formation Excel appliquée au commercial devient pertinente

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’apprendre davantage de fonctions dans l’absolu. Vous avez besoin de savoir réaliser certaines opérations sans reconstruire votre analyse à chaque demande.

Trois situations sont particulièrement révélatrices :

• Vous produisez les mêmes synthèses à la main.
  Vous filtrez chaque commercial ou chaque gamme, relevez un total, puis le recopiez dans un autre tableau.

• Vous obtenez des chiffres, mais vous hésitez sur leur fiabilité.
  Le taux de transformation varie selon votre manière de compter les affaires, ou les objectifs semblent se multiplier lorsque vous ajoutez des ventes.

• Vous présentez des résultats difficiles à expliquer.
  Votre graphique montre une hausse globale, mais vous ne savez pas retrouver rapidement les clients, produits ou périodes qui y contribuent.

Ces difficultés concernent les commerciaux qui analysent leur portefeuille, les responsables qui préparent les réunions d’équipe et les collaborateurs chargés du reporting, notamment en administration des ventes.

L’objectif de la formation doit alors être précis : construire une analyse que vous saurez actualiser, vérifier et commenter.

Première compétence : savoir ce que représente chaque ligne

Avant de calculer un indicateur, regardez la structure de la base.

Dans un export commercial, une ligne peut représenter une opportunité, une commande, une facture ou un produit vendu. Ces niveaux de détail ne sont pas interchangeables.

Imaginons une commande de 1 000 € comportant quatre produits. Si l’export présente une ligne par produit et répète le total de la commande sur chacune, additionner cette colonne donne 4 000 €. La formule fonctionne ; le résultat est faux.

Le même piège apparaît dans le comptage des ventes. Quatre lignes de produits ne correspondent pas à quatre commandes.

La première compétence consiste à identifier l’information que l’on peut additionner ou compter. Pour cela, il faut notamment repérer l’identifiant de la commande, le montant propre à chaque ligne et la date utilisée pour l’analyse.

La date mérite autant d’attention que le montant. Un objectif portant sur les commandes signées en novembre doit être comparé à des commandes signées en novembre. Un total de factures émises pendant le mois répond à une autre question.

Un tableau de bord fiable commence par ces règles de lecture. Elles permettent ensuite de choisir les bons calculs dans Excel.

Deuxième compétence : produire une synthèse sans refaire les filtres à la main

Vous voulez connaître les ventes par commercial, puis par gamme, puis par mois. Si vous repartez à chaque fois de la liste pour effectuer des tris et recopier les résultats, le travail devient long et difficile à vérifier.

Le tableau croisé dynamique permet d’organiser ces synthèses à partir d’une base structurée. Les segments rendent la sélection d’une période, d’un commercial ou d’une catégorie plus accessible.

L’apprentissage utile ne se limite pas à savoir insérer un TCD. Il faut aussi vérifier ce qu’il restitue : somme des montants ou nombre de lignes, période retenue, catégories manquantes, filtres encore actifs.

Un contrôle simple consiste à rapprocher le total de la synthèse de celui de la base sur le même périmètre. Si les deux diffèrent, il faut comprendre pourquoi avant de présenter le résultat.

Le gain recherché est de pouvoir changer d’angle d’analyse tout en conservant une base de calcul cohérente.

Troisième compétence : comparer les ventes aux objectifs correctement

Un classement par chiffre d’affaires ne suffit pas à apprécier l’atteinte des objectifs.

Prenons cet exemple fictif, pour une même période et un même indicateur de ventes :

Le taux d’atteinte global correspond au total réalisé divisé par le total des objectifs. Faire la moyenne simple de 120 % et de 40 % donnerait 80 %, ce qui ne représente pas l’atteinte de l’objectif collectif.

Autre point à contrôler : si l’objectif mensuel d’un commercial est répété sur chaque ligne de vente, il ne doit pas être additionné autant de fois qu’il apparaît. Les ventes et les objectifs n’ont pas le même niveau de détail.

Une formation appliquée au reporting doit vous aider à dépasser le réflexe « j’additionne la colonne » pour comprendre le résultat attendu. Dans cet exemple, l’équipe doit encore réaliser 100 000 € pour atteindre son objectif. Le tableau de bord permet ensuite d’examiner où se situe cet écart, sans confondre classement individuel et résultat collectif.

Quatrième compétence : définir ses ratios avant de les afficher

Un pourcentage paraît précis. Il peut pourtant masquer un calcul mal défini.

Prenons le taux de transformation. Pour une analyse donnée, vous décidez de mesurer la part des opportunités gagnées parmi les opportunités clôturées pendant le mois.

Vous comptez 12 affaires gagnées et 8 perdues. Le taux est donc de 12 sur 20, soit 60 %. Les affaires encore ouvertes ne font pas partie du dénominateur retenu.

Si vous divisez les affaires gagnées du mois par toutes les opportunités créées pendant ce même mois, vous changez de définition. Certaines affaires gagnées peuvent avoir été ouvertes plusieurs mois auparavant. Le résultat ne décrit plus la même population.

Avant de construire le calcul, précisez donc :

• ce que signifie le statut « gagné » ;
• les affaires incluses dans le calcul ;
• la date qui rattache une affaire à la période.

Excel exécute la règle que vous lui donnez. Il faut pouvoir expliquer cette règle à la personne qui lira le tableau de bord.

Cinquième compétence : passer du constat à l’analyse

« Les ventes augmentent de 10 % » est un constat. Pour préparer une décision commerciale, il faut aller plus loin.

Cette progression peut être concentrée sur un seul client, sur une gamme particulière ou sur une commande exceptionnelle. Elle peut aussi accompagner une hausse des remises. Le total ne permet pas de départager ces situations.

Le tableau de bord doit faciliter l’examen de ces hypothèses. Une courbe montre l’évolution ; une répartition par client ou par produit aide à localiser la variation ; un rapprochement avec la marge, lorsque les données nécessaires sont disponibles, apporte un autre éclairage.

Le commentaire doit rester aussi rigoureux que le calcul. Écrire « la baisse vient d’un manque de prospection » exige des informations sur la prospection. Un recul des ventes, à lui seul, ne le démontre pas.

Une formulation exploitable distingue ce qui est observé et ce qu’il reste à vérifier : « Le recul est concentré sur deux clients. Leurs commandes en cours et leurs échéances doivent être examinées avant de conclure à une baisse durable. »

Quelle formation du catalogue asbéo correspond à ce besoin ?

La formation Excel : KPI et Tableaux de Bord Commerciaux associe le travail sur les indicateurs commerciaux à leur mise en œuvre dans Excel.

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Le programme couvre la structuration des données, les calculs, les tableaux croisés dynamiques, les graphiques et la conception du reporting. Vous travaillez ainsi la chaîne allant de la base commerciale à la présentation des résultats.

Ce parcours suppose de connaître les bases d’Excel : formules simples, mise en forme, tris et filtres. Il s’adresse aux personnes amenées à suivre des indicateurs ou à produire des reportings. Une première expérience commerciale est souhaitée, sans être obligatoire.

Si vous savez utiliser Excel mais produisez encore vos synthèses au prix de nombreuses manipulations manuelles, cette formation correspond à un besoin concret. Si les bases du logiciel vous mettent en difficulté, le choix de la formation doit en tenir compte.

Les exercices utilisent des cas commerciaux et des jeux de données pédagogiques fournis par asbéo. Vous apprenez les méthodes sur ces supports.

Pour un manager ou un responsable formation : définir le résultat attendu

Avant d’inscrire un collaborateur, remplacez « améliorer son niveau Excel » par une tâche observable.

Par exemple : « À partir d’une base de ventes structurée, produire la synthèse mensuelle par commercial et par gamme, la comparer aux objectifs et expliquer les principaux écarts. »

Ce résultat permet d’identifier les compétences utiles et de vérifier que la formation choisie répond au besoin. Après la formation, la progression pourra se constater dans la capacité à reprendre les calculs, actualiser les synthèses et répondre aux questions sur les chiffres présentés.

Vous souhaitez savoir si cette formation correspond à votre niveau et au reporting que vous devez produire ? Contactez-nous pour faire le point sur votre besoin.