Qu'allez-vous apprendre ?

Aujourd’hui, dans beaucoup de services administratifs, le budget est un fichier que l’on remplit… puis que l’on subit.

Des chiffres saisis.
Des totaux calculés.
Et, trop souvent, des écarts constatés trop tard.

👉 Cette formation change complètement cette logique.

Vous allez apprendre à transformer un simple tableau Excel en un outil de pilotage. Pas un fichier de suivi, mais un outil qui vous permet de voir venir, comprendre et décider.

Concrètement, vous allez :

Structurer un budget qui reflète réellement votre activité administrative
Comprendre où part l’argent… et pourquoi
Identifier immédiatement les dérives avant qu’elles ne deviennent un problème
Automatiser vos calculs pour arrêter de corriger des erreurs et commencer à analyser
Mettre en place un suivi clair, lisible, utilisable par votre direction
Passer d’une logique de saisie à une logique de pilotage

👉 Le vrai changement ?

Vous ne serez plus la personne qui met à jour un fichier.
Vous serez la personne qui maîtrise le budget de son service.

Pour qui est faite cette formation ?

Cette formation est destinée aux utilisateurs qui gèrent un budget sans forcément avoir de méthode structurée.

Pour quels métiers ?

Assistants et gestionnaires administratifs
Responsables de service administratif
Office managers
Collaborateurs en charge du suivi des dépenses

Objectifs de la formation

Construire un budget de service administratif structuré et exploitable
Fiabiliser la saisie et l’organisation des données budgétaires
Automatiser les calculs pour limiter les erreurs
Analyser les écarts entre prévisionnel et réalisé
Mettre en place un suivi budgétaire régulier
Produire des analyses utiles à la prise de décision

Programme

Un test de positionnement : il permet d'évaluer vos compétences en début de formation

Comprendre le rôle du budget dans un service administratif

Identifier les enjeux du pilotage budgétaire dans les fonctions support
Comprendre les cycles budgétaires : prévision, suivi, ajustement
Distinguer les typologies de dépenses : fonctionnement, prestations, achats, services généraux

Organiser les données budgétaires dans Excel

Structurer un suivi des dépenses administratives
Organiser les données par catégories (fournitures, abonnements, prestations, déplacements, etc.)
Préparer un fichier exploitable pour le suivi budgétaire

Prendre en main Excel pour gérer un budget administratif

Naviguer efficacement dans Excel (onglets, rubans, feuilles)
Adapter l’affichage pour analyser des volumes de données importants
Optimiser l’interface pour un usage quotidien
Utiliser le figement des volets et le fractionnement pour suivre des tableaux volumineux

Construire des tableaux de suivi budgétaire

Créer des tableaux structurés pour suivre les dépenses administratives
Saisir et formater des données budgétaires
Exploiter les collages spéciaux pour manipuler des données comptables

Élaborer un budget prévisionnel administratif

Construire un budget par poste de dépenses
Utiliser les références absolues et relatives
Recopier des formules efficacement
Gérer les erreurs courantes dans un contexte budgétaire
Calculer totaux, moyennes et répartitions
Calculer des ratios et pourcentages (poids des postes, évolution des dépenses)

Comparer le prévisionnel et le réalisé

Identifier les écarts sur les dépenses administratives
Comprendre les causes des variations (surconsommation, sous-consommation, imprévus)

Exploiter les fonctions conditionnelles pour le pilotage

Utiliser les fonctions SI, SI imbriqués, SI.CONDITIONS pour automatiser l’analyse
Mettre en place des indicateurs d’alerte (dépassement, seuils)

Analyser les données avec des fonctions avancées

Utiliser SOMME.SI, NB.SI, SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS pour analyser les dépenses par catégorie, période ou type
Consolider les données issues de différentes sources

Visualiser les écarts et les risques

Utiliser les mises en forme conditionnelles pour détecter rapidement les anomalies
Mettre en évidence les postes sensibles

Sécuriser la saisie des données

Créer des listes déroulantes pour standardiser les catégories de dépenses
Mettre en place des règles de validation pour fiabiliser les données

Mettre à jour et croiser les données budgétaires

Lier les données prévisionnelles et réelles
Utiliser RECHERCHEV et RECHERCHEX pour automatiser les correspondances

Analyser les dépenses avec des tableaux croisés dynamiques

Construire des tableaux croisés dynamiques pour analyser les dépenses administratives
Identifier les postes les plus coûteux
Analyser les évolutions dans le temps

Construire des reportings adaptés

Adapter les analyses aux besoins :

direction
responsables de service
fonctions support

Visualiser les données avec des graphiques dynamiques

Créer des graphiques pour suivre l’évolution des dépenses
Mettre en évidence les tendances et dérives

Assurer un suivi budgétaire continu

Mettre en place un suivi régulier des dépenses
Suivre les engagements et les réalisations
Identifier les écarts en temps réel

Ajuster le budget en fonction de la réalité

Réviser les prévisions
Anticiper les dérives
Arbitrer entre les postes de dépenses

Produire des tableaux de bord lisibles

Construire des graphiques pertinents (répartition, évolution, comparaison)
Personnaliser les visuels pour faciliter la prise de décision

Filtrer et exploiter les données efficacement

Utiliser les filtres avancés pour analyser rapidement
Mettre en place des tris multicritères pour prioriser les informations

Sécuriser et diffuser les données budgétaires

Protéger les fichiers sensibles
Exporter les données (PDF, partage interne)
Fiabiliser la diffusion des informations budgétaires

Passage d'un test en ligne : il permet d'évaluer vos compétences en fin de formation
Niveau visé par la formation : Niveau avancé

Tarifs & modalités

950,00€ TTC* 2 jours (12 heures)

Formation à distance avec formateur

Apprenez depuis chez vous ou votre lieu de travail. Cette formation se déroule en petit groupe, animée par un formateur expert.

* Tarification pour une personne en session inter-entreprise , certification comprise, exonération de TVA au titre de l'art.261-4-4a du CGI.

1 050,00€ TTC* 2 jours (12 heures)

Formation en centre avec formateur

Apprenez dans nos locaux en centre de formation. Cette formation se déroule en petit groupe, animée par un formateur expert.

* Tarification pour une personne en session inter-entreprise , certification comprise, exonération de TVA au titre de l'art.261-4-4a du CGI.

3 650,00€ TTC* 2 jours

Formation en intra entreprise

La formation est animée à distance par un formateur expert, pour un groupe jusqu'à 12 personnes.

Elle inclut :

Les activités pédagogiques prévues dans le programme,
Des exercices pratiques et supports de formation électroniques,
Des tests asbéo électroniques pour évaluer la progression des participants,
Un émargement 100% dématérialisé.

* Tarification pour un groupe jusqu'à 12 personnes, certification non comprise, exonération de TVA au titre de l'art.261-4-4a du CGI.

1 330,00€ TTC* 12 heures

Formation privative soir et week-end

Nos formations à distance sont dispensées en classes virtuelles en sessions individuelles avec nos formateurs experts.

Vous profitez de créneaux dédiés en soirée ou le week-end, pensés pour s'intégrer facilement dans un emploi du temps chargé et concilier vie professionnelle et personnelle.

Chaque séance, d'une durée de 1 à 2 heures, est conçue pour optimiser l'acquisition de compétences, avec un apprentissage pratique, efficace et adapté à votre rythme.

* Tarification pour une personne , certification comprise, exonération de TVA au titre de l'art.261-4-4a du CGI.

Financements possibles

Cette formation peut être financée par les dispositifs suivants :

Le Compte Personnel de Formation (CPF),
Les Opérateurs de Compétences (OPCO),
France Travail.

Elle peut également être financée par votre entreprise dans le cadre de la formation professionnelle continue.

Informations pratiques

Disposer d’une connaissance de base de l’outil informatique.
Être amené à manipuler ou suivre des données de dépenses.

Pour les sessions à distance :
Disposer d'un poste informatique muni d'une sortie audio ou d'un casque d'écoute.
Disposer du logiciel étudié installé sur l’ordinateur et d'une connexion internet.

Méthodes et moyens pédagogiques
Formation en classe à distance ou en centre
Petit groupe pour favoriser l'apprentissage : Maximum 5 participants

Séances de formation
Apports théoriques réalisés par formateur
Exercices pratiques à réaliser en direct sous la conduite du formateur
Feedbacks (retours) immédiats
Travail de réflexion avec le groupe

Ressources pédagogiques
Supports de formation
Exercices entièrement dirigés à réaliser à votre rythme
Correction détaillée

Toutes nos formations sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Vous pouvez contacter notre référent handicap pour adapter la formation à vos besoins.

Certification / Évaluation

TOSA Excel

À l'issue de la formation, vous serez invité à passer la certification TOSA sur le logiciel Excel. La certification TOSA Excel permet de valider les compétences sur Excel d'un candidat avec un score sur une échelle de 1 à 1000.

Cette certification évalue quatre compétences :

Environnement (sauvegarder, imprimer...),
Mise en forme (formatage des feuilles, tableaux...),
Calculs (formules, fonctions...),
Gestion des données (tris, filtres, tableau croisé dynamique, graphiques).

Modalités d'évaluation :

Évaluation : Certification "Exploiter les fonctionnalités de Microsoft Excel pour la gestion et l'analyse des données (Tosa)"
Type : QCM théorique et pratique
Modalité : En ligne
Moment : Dès la fin de la formation
Durée : 1 heure (35 questions)

TOSA Excel : RS7256

Date d'enregistrement : 24/09/2025

Date d'échéance : 24/09/2028

Certificateur : ISOGRAD

Les prochaines sessions

Dates	Prix
Du 04/05/26 au 05/05/26	950 €	Réservez ma place
Du 04/06/26 au 05/06/26	950 €	Réservez ma place

Dates	Prix
Du 04/05/26 au 05/05/26	1 050 €	Réservez ma place
Du 04/06/26 au 05/06/26	1 050 €	Réservez ma place

Dates	Prix
Du 04/05/26 au 05/05/26	1 050 €	Réservez ma place

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Dernière mise à jour le 20/03/2026

Formation Excel : Construire et piloter le budget d’un service administratif